HV-Saison 2012

registrar services ist bereits mitten in der HV-Saison

  • Das Eschborner Unternehmen registrar services ist bereits mittendrin in der Hauptversammlungssaison 2012. „Allerdings wird es immer schwieriger“, erklärt Geschäftsführer Thomas Licharz, „von HV-'Saison' zu sprechen. Die Aktivitäten und das Engagement der Aktiengesellschaften rund um diese Veranstaltung ist längst kein Saison-Business mehr.“ Schon im November starteten die direkten Vorbereitungen zu den ersten HVs der Mandanten. Das wichtigste AG-Event beschäftigt auch auf Seiten des Unternehmens die verantwortlichen Mitarbeiter nicht mehr nur einige Monate des Jahres: Strategische Maßnahmen rund um Kapitalpräsenzen, Abstimmungsergebnisse und Tagesordnungspunkte sind Themen, die mittlerweile ganzjährig Brisanz haben.

    Den Auftakt unter den Kunden von registrar services machte am 15. Februar 2012 die TUI AG im Hannover Congress Centrum. Der Reiseanbieter packte den Aktionären, die ihre Einladungsunterlagen per Post erhielten, ein Gewinnspiel mit in den Umschlag. Damit warb TUI für den elektronischen Versand der HV-Unterlagen für die Hauptversammlung 2013. Meldeten sich die Aktionäre für diesen Service an, erhielten die Anleger die Mitteilungen zur Einberufung von Hauptversammlungen nicht mehr in Papierform, sondern umweltfreundlich und unkompliziert per E-Mail. Diese elektronische Versandform leistet einen Beitrag für die Umwelt und ist gleichzeitig kostengünstiger. Zusätzlicher Anreiz: Die Aktionäre, die sich für den Online-Service anmeldeten, nahmen an der Verlosung einer einwöchigen TUI Reise teil.

    Formvollendet ohne Papier!

    Die Daimler AG lädt am 4. April 2012 seine Anleger nach Berlin ein. Auf den IR-Seiten des Automobilherstellers können Aktionäre und Interessierte ein „IR Package“ online downloaden. Auch hier ist das Ziel, Papier einzusparen. Der e-service für Aktionäre bietet zudem ganzjährig weltweit und tagesaktuell einen zeitgemäßen Zugang zum Unternehmen. Es gibt unzählige Situationen, so beschreibt die Daimler AG auf den IR-Seiten im Web, in denen der e-service mit seinen vielfältigen Möglichkeiten hilfreich sein kann, wie beispielsweise HV-Einladungen auf E-Mail-Versand umstellen, persönliche Einstellungen (E-Mail-Adresse, Sprache, Passwort) bearbeiten, eigene Daten im Aktienregister von Daimler ansehen und aktualisieren sowie den E-Mailing-Service (wichtige Kapitalmarkt-Meldungen, Ankündigungen, Zwischenberichte) abonnieren oder individuelle Fragen per E-Mail stellen. Ein Erfolg versprechendes Konzept, denn immer mehr Daimler-Aktionäre gehen online. Rund 90.000 Aktionärinnen und Aktionäre hatten sich bis zum 30. April 2011 entschieden, die Einladung mit Tagesordnung zur Hauptversammlung von Daimler per E-Mail zu erhalten und den e-service zu nutzen. Gesellschaften wie die Bayer AG oder die Deutsche Bank AG und weitere Mandanten von registrar services setzen ebenfalls auf die Vorteile des E-Mail-Services-Angebots für Aktionäre.

    Herzliche Einladung!

    Die Vorarbeiten für den Einladungsprozess der Gesellschaften, die diese Leistung in die Hände von registrar services legen, sind äußerst vielfältig. „Wenn Sie die Vollmachten und Weisungen, die Einladungen und Tagesordnungspunkte unserer Kunden betrachten, sehen Sie, dass wir keine Dokumente von der Stange an die Aktionäre versenden“, erklärt Anja Cimenti, Managerin AGM, Mailing & Tabulation Services bei registrar services. „Jede Gesellschaft verfolgte eine individuelle, unternehmensspezifische Ansprache für seine Anleger.

    Neben dem entsprechenden Corporate Design der Gesellschaft sind natürlich die technischen und rechtlichen Anforderungen der Dokumente zu erfüllen.“ Die Einladungsunterlagen müssen so gestaltet sein, dass die Lesegeräte die Antwortbögen entsprechend fehlerfrei einlesen können. „Wir haben grundlegende Standards entwickelt“, erklärt Cimenti, „die wir aber individuell mit jedem Kunden absprechen und für dessen Vorgaben anpassen. Und letztendlich beraten wir auch gerne bezüglich der Alltagstauglichkeit für den Aktionär, denn dieser muss letztendlich das Dokument stressfrei ausfüllen können.“

    Um Antwort wird gebeten!

    Der aktienrechtliche Einladungs- und Anmeldeprozess bei Namensaktien beinhaltet unter anderem die professionelle Gestaltung, Satz, Druck und Versand der Einladungsunterlagen zu den Hauptversammlungen inklusive Qualitätssicherungsmaßnahmen, Portooptimierung und Postauflieferung. Der Versand der HV-Einladungen erfolgt nach § 125 AktG. Die Rücklaufbearbeitung umfasst die Verarbeitung der Vollmachten, Weisungen und Eintrittskartenbestellungen sowie die Personalisierung und der Versand von Eintrittskarten. In den ersten Monaten des Jahres erhält registrar services rund zehn Prozent Rücklauf von Aktionären, die sich zu den Hauptversammlungen der Gesellschaften anmelden. Das Unternehmen verschickt im Anschluss die von den Anlegern angeforderten Eintrittskarten zur HV. Daneben fallen Aufgaben an wie die Erstellung der Melde- und Weisungsdatei für den Tag der Hauptversammlung, die Bereitstellung einer Hotline für Aktionäre zur Beantwortung von Fragen rund um die Hauptversammlung sowie die Dokumentation des gesamten Anmeldeprozesses für den Kunden. „Es ist wie bei jeder Einladung, die man auch privat erhält: Der erste Eindruck ist entscheidend und man sollte die Wirkung der Einladung zu einer Hauptversammlung nicht unterschätzen“, so die Expertin.

    (02.03.2012)

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